Faturas, contratos e formulários: como extrair dados com IA

Para extrair dados de faturas, contratos e formulários com IA, uma PME tem três caminhos, por ordem de esforço: carregar o PDF num assistente empresarial (Claude, ChatGPT Business ou Microsoft 365 Copilot) e pedir uma tabela; juntar muitos documentos num Gemini Notebook ou num Projeto do Claude e fazer-lhes perguntas; ou montar uma automação que apanha os anexos do email, extrai os campos e os escreve no Excel ou no ERP. Os dois primeiros começam a funcionar numa tarde. O terceiro exige alguns dias de configuração e compensa quando os documentos chegam às dezenas por semana. Em todos, a regra é a mesma: a IA preenche, uma pessoa confere antes de o dado contar.

Este guia é para quem trata da parte administrativa. Se o seu interesse é sobretudo o lançamento contabilístico das faturas, veja o guia de IA na contabilidade de uma PME, que trata do software de contabilidade português. Para outras tarefas da mesma área, há a página de IA na área administrativa.

O problema: dados presos em PDFs

Num escritório de uma PME, uma parte do dia vai em copiar informação de um documento para outro sítio: o valor da fatura para a folha de pagamentos, a data de renovação do contrato para a agenda, os dados da ficha de inscrição para o CRM (o software onde se guardam contactos de clientes). É trabalho sem decisão mas com atenção, e é aí que nascem os erros: um algarismo trocado num IBAN, uma renovação automática que passou sem ninguém dar por ela. A IA ajuda porque lê documentos com formatos diferentes e devolve sempre a mesma estrutura.

OCR, QR code e IA: três coisas diferentes

Convém separar três tecnologias que muitas vezes aparecem todas com o nome “IA”.

OCR (reconhecimento ótico de caracteres) transforma a imagem de um documento em texto. Um PDF digitalizado é, para o computador, uma fotografia; o OCR permite selecionar e copiar as letras. Não percebe o que leu: sabe que existe “123,45”, não sabe que é o total.

O QR code das faturas portuguesas é a fonte mais fiável para faturas emitidas em Portugal. Desde a Portaria n.º 195/2020, as faturas de programas certificados levam um código QR e o ATCUD (o código único do documento). O QR code guarda os dados essenciais já estruturados: NIF do emitente e do adquirente, tipo e data do documento, ATCUD, bases tributáveis, IVA por taxa e total. Ler o QR code não é adivinhar, e muitos programas de contabilidade portugueses já o fazem, como explicamos no guia de contabilidade.

A extração com IA é o passo seguinte: um modelo de linguagem lê o documento inteiro (com OCR por baixo, se for digitalizado) e percebe o significado. Sabe que “Data de vencimento” e “Pagável até” são a mesma coisa e encontra a cláusula de renovação num contrato de 14 páginas. É o que funciona para faturas estrangeiras ou sem QR code, contratos e formulários em texto livre.

A ordem certa, para faturas portuguesas: QR code primeiro, IA para o que o QR code não tem (descrição das linhas, referência da encomenda, condições de pagamento). Para contratos e formulários, a IA é a única das três que ajuda de facto.

Que ferramentas usar, e quanto custam

Ferramenta	Nível	Para quê	Preço sem IVA	Dados na UE?
Microsoft 365 Copilot para Empresas	1	Ler PDFs no Word, Excel e no chat do Copilot	18,20 € por utilizador por mês, pagamento anual, acresce ao Microsoft 365	Segue as regras de dados do Microsoft 365 da sua conta
ChatGPT Business	1 e 2	Carregar PDFs, criar tabelas, Projetos com documentos	cerca de 17,61 € por utilizador por mês, pagamento anual	Armazenamento na Europa a chegar ao Business, sem processamento na região; processamento na Europa só em Enterprise, Edu e API (detalhes)
Claude Team	1 e 2	Carregar PDFs, Projetos com base de conhecimento	cerca de 17,61 € por utilizador por mês, pagamento anual	Confirme com a Anthropic antes de contar com isso
Gemini Notebook (antigo NotebookLM)	2	Perguntas a um conjunto de documentos, com indicação da fonte	Incluído nas contas Google Workspace com acesso	Serviço principal do Workspace, com o acordo de tratamento de dados da Google
Make, n8n ou Zapier	3	Ligar email, IA e folha de cálculo	Make Core cerca de 10,57 € por mês; n8n Starter 20 € por mês, anual; Zapier Professional cerca de 17,60 € por mês, anual	n8n alojado na UE (Frankfurt); nos outros, confirme
Azure Document Intelligence (Microsoft)	3	Modelos prontos para faturas, recibos e formulários	cerca de 8,81 € por 1000 páginas nos modelos prontos; escalão gratuito de 500 páginas por mês, para testes	Pode escolher uma região europeia, como West Europe
Google Document AI	3	Leitor de faturas e extratores à medida	Leitor de faturas: cerca de 0,09 € por documento até 10 páginas	Tem a localização “eu” (União Europeia)

Valores convertidos para euros ao câmbio de referência do Banco Central Europeu de 30 de setembro de 2026.

Dois pormenores. O Gemini Notebook é o nome que a Google deu ao NotebookLM a 16 de julho de 2026; nas contas Workspace é um serviço principal, coberto pelo acordo da empresa, sem uso do conteúdo para treinar modelos. No Zapier, os passos de IA (“AI by Zapier”) só existem a partir do plano Professional.

Para escolher entre os assistentes, veja a comparação entre ChatGPT, Copilot, Gemini e Claude na empresa. Na prática, use o que a empresa já paga.

Nível 1: um PDF de cada vez, num assistente

É o ponto de partida e resolve mais do que parece: o lote de faturas de segunda-feira, o contrato a assinar amanhã, as fichas de inscrição de uma formação.

Passo a passo: de 20 faturas em PDF a uma tabela no Excel

Abra a versão empresarial do assistente (Claude Team, ChatGPT Business ou Copilot com a conta da empresa). Nunca uma conta pessoal gratuita: as faturas têm NIF, nomes e IBAN.
Carregue os PDFs. Se forem muitos, faça lotes de 10 a 20, para conseguir conferir o resultado.
Escreva um prompt (a instrução que dá à IA) com as colunas exatas que quer, por esta ordem.
Peça o resultado em tabela e copie-a para o Excel, ou peça um ficheiro CSV.
Confira com as regras de validação descritas mais abaixo: totais, NIF, datas.
Só depois de conferida, a tabela passa para o ficheiro de controlo ou para o contabilista.

Exemplo de prompt:

Em anexo estão faturas de fornecedores. Para cada fatura, extraia: nome do fornecedor, NIF do fornecedor, número da fatura, ATCUD, data de emissão (DD/MM/AAAA), data de vencimento, base tributável, IVA, total, IBAN indicado para pagamento. Devolva uma tabela, uma linha por fatura, com valores numéricos no formato 1234,56. Se um campo não existir ou não estiver legível, escreva “NÃO ENCONTRADO” em vez de o deduzir. No fim, indique as faturas em que base tributável mais IVA não dá o total.

As duas últimas frases são as mais importantes. “NÃO ENCONTRADO” evita que o assistente preencha um campo em falta com um valor plausível, o erro mais perigoso destas ferramentas. A verificação da soma põe a IA a apontar os próprios erros.

Para contratos, o mesmo princípio:

Leia este contrato de prestação de serviços e preencha uma tabela com: partes e NIF, objeto, data de início, duração, data de fim, renovação automática (sim/não e por que período), prazo e forma de denúncia, valor e periodicidade de pagamento, atualização de preço, penalizações e multas, foro competente. Para cada linha, indique a cláusula e a página de onde tirou a informação. Se uma informação não constar do contrato, escreva “NÃO CONSTA”.

A indicação da cláusula é o que lhe permite confirmar em dois minutos, em vez de reler o contrato inteiro.

Nível 2: perguntas a muitos documentos ao mesmo tempo

Quando o problema não é um documento mas cinquenta, o nível 1 deixa de chegar. Exemplo: uma empresa com 40 contratos de fornecedores (manutenção, limpeza, software, aluguer de viaturas, seguros) quer saber quais renovam nos próximos seis meses e quanto tempo tem para os denunciar.

Para isto servem o Gemini Notebook e os Projetos (no Claude e no ChatGPT): junta os documentos num só sítio e faz perguntas sobre todos. O Gemini Notebook responde apenas com base nas fontes que lhe deu e indica de onde tirou cada resposta, o que facilita a verificação.

Passo a passo: o mapa de renovações dos contratos

Reúna os contratos em PDF numa pasta. Confirme que os PDFs digitalizados têm texto selecionável; se não tiverem, passe-os primeiro por um programa com OCR (o próprio digitalizador costuma ter essa opção).
Crie um caderno no Gemini Notebook ou um Projeto no Claude Team ou no ChatGPT Business, só com estes documentos, e com acesso restrito a quem precisa.
Peça primeiro a lista completa, para garantir que todos os contratos foram lidos:

Liste todos os contratos carregados, um por linha, com o nome do fornecedor e a data de assinatura. Diga quantos são no total.

Confirme que o número bate com o número de ficheiros. Depois, faça a pergunta útil:

Para cada contrato, indique: fornecedor, data de fim do período atual, se renova automaticamente, prazo de pré-aviso para denúncia e a data limite para enviar a denúncia (data de fim menos o pré-aviso). Ordene pela data limite, da mais próxima para a mais distante. Indique a cláusula de cada informação.

Abra os contratos cujas datas limite caem nos próximos três meses e confirme as cláusulas indicadas.
Passe as datas para a agenda partilhada, com um alerta umas semanas antes de cada data limite.

Outras perguntas que funcionam bem neste nível: “que contratos têm penalização por rescisão antecipada, e de quanto?”, “em que contratos o preço é atualizado pela inflação?”, “que fornecedores nos obrigam a um volume mínimo?”.

Rever contratos com IA: até onde ir

A IA encontra cláusulas e resume-as bem. Não sabe se uma cláusula é abusiva, válida perante a lei portuguesa ou negociável. Use-a para preparar a conversa com o advogado, não para a substituir: a tabela de datas, renovações e penalizações encurta essa reunião. Antes de assinar, renovar ou denunciar um contrato relevante, a decisão passa por quem tem formação jurídica. Este guia não é aconselhamento jurídico.

Nível 3: automatizar do email até ao Excel ou ao ERP

Quando os mesmos documentos chegam todas as semanas, compensa automatizar. A lógica é sempre esta: um documento chega, alguém (uma ferramenta) extrai os campos, outra regra confere-os, e o resultado entra numa folha de cálculo ou no ERP (o software de gestão da empresa) com o estado “por rever”.

As ferramentas de automação que ligam tudo são o Make, o n8n e o Zapier. Explicamos as diferenças entre elas no guia sobre n8n, Make e Zapier. O passo de extração pode ser feito de duas formas:

Um modelo de linguagem (Claude, ChatGPT ou Gemini, através da ligação da ferramenta de automação, ou o passo “AI by Zapier”). É flexível: lê qualquer formato com um prompt bem escrito.
Um serviço de documentos como o Azure Document Intelligence ou o Google Document AI. Têm modelos já treinados para faturas e devolvem campos com nomes fixos, o que torna a automação mais previsível. Cobram por página e exigem uma conta na Azure ou na Google Cloud, o que já pede alguém técnico.

Passo a passo: faturas de fornecedores do email para uma folha de controlo

Crie um endereço próprio para faturas (por exemplo, faturas@suaempresa.pt) e peça aos fornecedores que enviem só para lá.
Na ferramenta de automação, crie um fluxo de trabalho que arranca quando chega um email a esse endereço com um anexo PDF.
Guarde o PDF original numa pasta da empresa (SharePoint, OneDrive ou Google Drive) com um nome normalizado: fornecedor, data, número.
Envie o PDF para o passo de extração, com o mesmo prompt do nível 1 e a instrução de devolver os campos num formato estruturado (JSON, um formato de dados que as ferramentas de automação leem sem esforço).
Aplique as regras de validação (secção seguinte). Se alguma falhar, a linha vai para uma folha “Para verificar” e alguém recebe um aviso.
Se passar em todas, escreva a linha na folha de controlo de pagamentos com o estado “por rever” e o link para o PDF.
Uma pessoa revê as linhas uma vez por dia ou por semana, muda o estado para “aprovado”, e só então seguem para pagamento ou para o contabilista.

Exemplo: uma empresa que recebe 300 faturas por mês, quase todas com uma ou duas páginas, pagaria cerca de 2,64 € por mês no modelo pronto do Azure Document Intelligence (cerca de 8,81 € por 1000 páginas), ou cerca de 26 € a 27 € por mês no leitor de faturas do Google Document AI (cerca de 0,09 € por documento). Somam-se a ferramenta de automação e o tempo de quem configura, que é o custo maior.

Conte com 1 a 3 dias para pôr isto a funcionar, mais algumas semanas de acertos, feitos por alguém com jeito para tecnologia, dentro ou fora da empresa.

Formulários: candidaturas e inscrições

Os formulários são o caso mais fácil, sobretudo se forem digitais: o Microsoft Forms ou o Google Forms já entregam os dados arrumados numa folha, sem IA. A IA só entra quando os dados chegam em papel, em PDF preenchido à mão ou em texto livre (“conte-nos o que precisa”).

Exemplo de prompt para fichas de inscrição digitalizadas:

Estas são fichas de inscrição numa formação, preenchidas à mão. Para cada ficha, extraia: nome completo, NIF, email, telemóvel, empresa, ação de formação escolhida, data. Se a letra não estiver legível, escreva “ILEGÍVEL” e não tente adivinhar. Indique os NIF que não tenham 9 algarismos.

As candidaturas a emprego merecem um cuidado à parte. Extrair dados de um currículo para uma tabela (nome, contacto, formação, anos de experiência) é uma tarefa administrativa. Ordenar ou excluir candidatos com IA já é outra coisa: o Regulamento (UE) 2024/1689, o AI Act, classifica os sistemas de IA usados no recrutamento e na seleção de pessoas como de risco elevado (Anexo III, ponto 4), e o artigo 22.º do RGPD dá às pessoas o direito de não ficarem sujeitas a decisões tomadas só por meios automatizados. Use a IA para organizar; a escolha é sempre feita por uma pessoa que lê as candidaturas.

Como saber se os dados extraídos estão certos

Nenhum fornecedor de IA garante uma extração sempre certa, e não há percentagem de acerto que se possa prometer para os seus documentos. A conferência não é opcional, mas pode ser em grande parte automática:

Somas. Base tributável mais IVA tem de dar o total, taxa a taxa.
Taxa de IVA plausível. No continente, 6%, 13% ou 23% da base (nos Açores e na Madeira as taxas são outras). Um IVA que não bate com nenhuma taxa é sinal de erro de leitura.
Formato do NIF. Um NIF português tem 9 algarismos e o último é um dígito de controlo calculado a partir dos outros oito. Uma fórmula no Excel deteta a maior parte dos algarismos trocados.
NIF conhecido. Um NIF que não está na sua lista de fornecedores merece sempre um olhar humano.
IBAN. Se um fornecedor habitual aparecer com outro IBAN, confirme por telefone, com o número que já tinha. Mudar o IBAN numa fatura é um esquema de fraude conhecido, e a IA copia o IBAN falso tão bem como o verdadeiro.
Datas e duplicados. O vencimento não pode ser anterior à emissão, e o mesmo ATCUD não entra duas vezes.
Campos vazios. Qualquer “NÃO ENCONTRADO” ou “ILEGÍVEL” vai para revisão humana.

Nas primeiras semanas, confira à mão uma amostra das linhas que passaram em todas as regras. Quando deixar de encontrar erros, reduza a amostra, sem a eliminar.

RGPD: onde ficam os documentos e quem os vê

Faturas, contratos e formulários têm dados pessoais: nomes, NIF, moradas, IBAN e, nas candidaturas, informação bastante pessoal. Antes de pôr a IA a lê-los:

Use só versões empresariais. Claude Team, ChatGPT Business, Microsoft 365 Copilot e Gemini no Google Workspace não usam, por defeito, o conteúdo das empresas para treinar modelos. As contas pessoais gratuitas não dão essa garantia.
Saiba onde ficam os ficheiros. São três sítios: onde guarda os originais (SharePoint, OneDrive ou Drive), onde a ferramenta de IA os processa e por quanto tempo os guarda, e onde fica o resultado. Nos serviços de documentos da Microsoft e da Google pode escolher uma região europeia; na ferramenta de automação, confirme a localização antes de a ligar.
Assine o acordo de tratamento de dados de cada fornecedor e inscreva a ferramenta no registo de atividades de tratamento.
Restrinja o acesso aos Projetos e cadernos com contratos ou candidaturas.
Não guarde mais do que precisa. As faturas têm prazos legais de conservação; as candidaturas recusadas não devem ficar indefinidamente.

O tema está desenvolvido em IA e RGPD numa PME. Este guia não é aconselhamento jurídico.

Custos e riscos

Exemplo, para um escritório de 8 pessoas que já tem Microsoft 365 e onde duas pessoas tratam da parte administrativa:

Item	Custo mensal sem IVA
Nível 1 e 2: Claude Team, 2 utilizadores (pagamento anual)	cerca de 35,20 €
Nível 3: Make, plano Core	cerca de 10,60 €
Nível 3: Azure Document Intelligence, 300 faturas de 1 página	cerca de 2,60 €
Total	cerca de 48 € por mês

Se a empresa já tiver o Microsoft 365 Copilot ou o Google Workspace com Gemini, os níveis 1 e 2 podem não custar nada a mais. O custo real está no tempo: uma tarde para os níveis 1 e 2, alguns dias para o nível 3 e uma revisão regular a partir daí.

Os riscos principais:

Valores inventados. Um modelo de linguagem pode preencher um campo em falta com um valor plausível. Combate-se com o “NÃO ENCONTRADO” no prompt e com as regras de validação.
Documentos maus. Digitalizações tortas, fotografias com sombra e letra à mão dão mais erros. Peça PDFs originais sempre que possível.
Confiança a mais. Ao fim de um mês sem erros, a tentação é deixar de rever. É aí que um erro passa.
Dependência. Se a automação parar (uma senha mudou, um fornecedor alterou o modelo de fatura), tenha alguém que saiba ver o que falhou e um plano para fazer à mão durante uns dias.

Para mais tarefas do mesmo género que se podem entregar à IA, veja as 50 tarefas que uma PME pode automatizar com IA.

O que fazer esta semana

Escolha um tipo de documento que lhe ocupe tempo todas as semanas e faça o teste do nível 1, em menos de uma hora:

Junte 10 documentos reais desse tipo (faturas do mês passado, contratos de fornecedores ou fichas de inscrição).
Abra a versão empresarial do assistente que já paga e carregue-os.
Use um dos prompts deste guia, adaptado às colunas que realmente precisa.
Confira o resultado à mão, campo a campo, e conte os erros e os “NÃO ENCONTRADO”.
Se o resultado for bom, guarde o prompt num documento partilhado e use-o no próximo lote. Se tratar destes documentos às dezenas, é altura de pensar no nível 3.

Se escolher os contratos, termine com uma tabela de datas de renovação e prazos de denúncia: é a forma mais rápida de evitar pagar mais um ano de um serviço que já não queria.

Preços e funcionalidades verificados em setembro de 2026.

Fontes

Redação Superinteligência Artificial

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