20 prompts prontos para o dia a dia de um escritório

Um prompt (a instrução que escreve à IA) bem feito tem cinco partes: o contexto (quem é e para quê), a tarefa, o formato da resposta, o tom e os limites. Junte uma sexta, que poupa muitas correções: “responde em português de Portugal”. Neste guia estão 20 prompts prontos a copiar para o ChatGPT, o Claude, o Gemini ou o Microsoft 365 Copilot, agrupados pelas tarefas que mais se repetem num escritório: emails, reuniões, documentos, folhas de cálculo, propostas, equipa e gestão. Troque o que está entre parênteses retos pelos seus dados, leia a resposta com atenção e guarde os que funcionarem.

Se procura ideias sobre o que entregar à IA, veja as 50 tarefas que uma PME pode automatizar com IA. Este guia é o passo seguinte: as instruções concretas.

O que tem um bom prompt?

A IA não conhece a sua empresa nem os seus clientes. Um prompt vago (“escreve um email ao cliente”) dá uma resposta genérica, que demora mais a corrigir do que a escrever de raiz.

Parte	O que diz	Exemplo
Contexto	Quem é, que empresa, para quem é o texto	“Sou gerente de uma empresa de climatização com 12 pessoas, em Braga.”
Tarefa	O que quer, com um verbo claro	“Escreve a resposta a este pedido de orçamento.”
Formato	Como quer a resposta	“Email com no máximo 150 palavras, com assunto.”
Tom	Como deve soar	“Cordial e direto, tratamento por você.”
Limites	O que não pode fazer	“Não inventes preços nem prazos. Se faltar informação, pergunta.”

A última linha de todos os prompts deste guia é “Responde em português de Portugal”. Sem ela, as ferramentas escrevem muitas vezes em português do Brasil (“arquivo”, “equipe”, “você está fazendo”), e isso nota-se num email para um cliente.

Dois hábitos ajudam muito: se a resposta não está boa, peça ajustes na mesma conversa (“mais curto”, “menos formal”); e dê exemplos, porque colar um email antigo e dizer “usa este tom” funciona melhor do que descrever o tom.

Se ainda não sabe bem o que estas ferramentas fazem e onde falham, veja primeiro IA generativa explicada. Se ainda não escolheu a ferramenta, a comparação entre ChatGPT, Copilot, Gemini e Claude para empresas tem os preços e as diferenças.

Email e clientes

1. Responder a um email difícil

Quando usar: um cliente reclama, pede uma coisa que não pode dar ou escreve num tom tenso, e não quer responder a quente.

Contexto: sou [cargo] numa empresa de [setor] com [número] pessoas. Recebi o email abaixo de um cliente.
Tarefa: escreve uma resposta que reconheça o problema, explique o que vamos fazer e indique um prazo.
O que podemos oferecer: [o que a empresa pode fazer, por exemplo trocar o produto ou dar um desconto de X% na próxima encomenda].
O que não podemos prometer: [por exemplo reembolso total ou entrega antes de dia X].
Formato: email com assunto, no máximo 180 palavras.
Tom: calmo, educado e firme, tratamento por você, sem pedir desculpa mais de uma vez.
Limites: não inventes factos, prazos ou compensações que não estejam aqui.
Responde em português de Portugal.

Email do cliente:
[colar o email, sem dados pessoais desnecessários]

O que confirmar: que a resposta não promete nada além do que escreveu em “o que podemos oferecer”.

2. Responder a um pedido de informação ou de orçamento

Quando usar: chegam pedidos parecidos todas as semanas e quer uma primeira resposta rápida e completa.

Contexto: somos uma empresa de [setor] em [cidade]. Recebemos o pedido abaixo.
Informação que pode usar: [preços de referência, prazos habituais, condições de pagamento, zona onde trabalhamos].
Tarefa: escreve uma resposta que agradeça o contacto, responda ao que é possível responder com a informação acima e faça no máximo três perguntas para preparar o orçamento.
Formato: email curto, com as perguntas numeradas.
Tom: profissional e próximo.
Limites: se o pedido sair do que fazemos, diz isso com simpatia. Não inventes preços.
Responde em português de Portugal.

Pedido:
[colar o pedido]

O que confirmar: os preços e prazos citados são os que deu, e as perguntas são as que faria um colega experiente.

3. Cobrar uma fatura em atraso sem estragar a relação

Quando usar: uma fatura passou o prazo e o primeiro lembrete já não resultou.

Contexto: o cliente [nome da empresa] tem a fatura [número] de [valor] € vencida desde [data]. É cliente há [tempo] e costuma pagar [a horas / com atraso].
Tarefa: escreve [o primeiro / o segundo] lembrete de pagamento.
Formato: email com assunto, no máximo 120 palavras, com o número da fatura, o valor e o IBAN [IBAN da empresa].
Tom: cordial mas claro. No segundo lembrete, mais firme e com uma data limite.
Limites: não ameaces com ações legais.
Responde em português de Portugal.

O que confirmar: o valor, o número da fatura, a data e o IBAN, um a um, contra a fatura original.

4. Ajustar o tom de um texto que já escreveu

Quando usar: escreveu o email à pressa e quer que soe melhor, sem mudar o que diz.

Tarefa: revê o texto abaixo. Corrige erros, torna as frases mais claras e ajusta o tom para [mais formal / mais simpático / mais direto].
Limites: mantém o conteúdo e todos os números exatamente como estão. Não acrescentes informação nova.
Formato: devolve o texto revisto e, por baixo, uma lista curta do que mudaste.
Responde em português de Portugal.

Texto:
[colar o texto]

O que confirmar: que a lista de alterações não inclui nada que mude o sentido da mensagem.

Reuniões

5. Preparar a agenda de uma reunião

Quando usar: antes de uma reunião interna ou com um cliente, para não sair dela sem decisões.

Contexto: vou ter uma reunião de [duração] com [quem participa] sobre [tema].
Objetivo da reunião: [o que tem de ficar decidido no fim].
Tarefa: propõe uma agenda com os pontos a tratar, o tempo para cada um e a pergunta a que cada ponto tem de responder.
Formato: lista numerada, pronta a enviar por email aos participantes.
Responde em português de Portugal.

O que confirmar: que os tempos somam a duração da reunião e que o ponto mais importante não ficou para o fim.

6. Transformar notas soltas numa ata

Quando usar: tomou notas à mão ou no telemóvel e precisa de enviar o resumo a quem esteve presente.

Contexto: estas são as minhas notas da reunião de [data] sobre [tema], com [participantes, só nomes próprios ou cargos].
Tarefa: organiza as notas numa ata com: decisões tomadas, tarefas (quem faz o quê e até quando) e assuntos em aberto.
Formato: três secções com títulos. Tarefas numa tabela com as colunas Tarefa, Responsável e Prazo.
Limites: usa só o que está nas notas. Se uma tarefa não tiver responsável ou prazo, escreve "por definir".
Responde em português de Portugal.

Notas:
[colar as notas]

O que confirmar: que nenhuma decisão foi inventada a partir de uma frase solta nas notas.

7. Escrever o email de seguimento depois de uma reunião com um cliente

Quando usar: no próprio dia da reunião, enquanto o cliente ainda se lembra de tudo.

Contexto: reuni hoje com [cargo] da [empresa cliente] sobre [tema]. Pontos principais: [3 a 5 pontos]. Próximos passos combinados: [o que ficou combinado].
Tarefa: escreve o email de seguimento que agradece a reunião, resume o que ficou combinado e confirma os próximos passos com datas.
Formato: email com assunto, no máximo 150 palavras.
Tom: profissional e caloroso.
Responde em português de Portugal.

O que confirmar: as datas e os compromissos, porque o cliente vai guardar este email como referência.

Documentos e resumos

8. Resumir um documento longo

Quando usar: recebeu um relatório, um caderno de encargos ou uma circular com dezenas de páginas e precisa de saber o essencial.

Contexto: sou [cargo] numa empresa de [setor]. Anexo [tipo de documento].
Tarefa: resume o documento para alguém que tem 5 minutos para o ler.
Formato: um parágrafo com a ideia principal e uma lista dos pontos que nos afetam (prazos, obrigações, custos).
Limites: para cada ponto, indica a página ou secção onde está. Se não tiveres certeza, diz.
Responde em português de Portugal.

O que confirmar: abra as páginas indicadas e leia os pontos que envolvem prazos ou dinheiro no original.

9. Explicar um documento técnico ou jurídico em linguagem simples

Quando usar: um contrato, uma carta das Finanças ou um relatório do contabilista que não percebe à primeira.

Contexto: não sou especialista em [tema]. Recebi o documento abaixo.
Tarefa: explica em linguagem simples o que diz, o que me pede para fazer e até quando.
Formato: no máximo 250 palavras, sem jargão. No fim, uma lista de dúvidas que devo esclarecer com [o contabilista / o advogado / a entidade].
Limites: não dês aconselhamento jurídico nem fiscal. Se uma parte for ambígua, diz que é ambígua.
Responde em português de Portugal.

Documento:
[colar o texto ou anexar o ficheiro]

O que confirmar: prazos e valores no original. A IA ajuda a perceber, não substitui o contabilista nem o advogado.

10. Escrever um procedimento interno a partir de uma explicação falada

Quando usar: só uma pessoa sabe fazer uma tarefa (fechar o mês, encomendar material) e quer que fique escrito.

Contexto: abaixo está a explicação de [cargo] sobre como se faz [tarefa] na nossa empresa. Foi ditada e está desorganizada.
Tarefa: transforma-a num procedimento que uma pessoa nova consiga seguir sozinha.
Formato: título, para que serve, o que é preciso antes de começar, passos numerados (um verbo por passo) e erros comuns.
Limites: não acrescentes passos que não estejam na explicação. Onde faltar informação, escreve [falta confirmar] para eu completar.
Responde em português de Portugal.

Explicação:
[colar o texto ou a transcrição]

O que confirmar: peça a quem faz a tarefa para seguir o procedimento escrito uma vez e assinalar o que falta.

Folhas de cálculo

11. Pedir uma fórmula de Excel

Quando usar: sabe o que quer calcular, mas não sabe a fórmula.

Contexto: tenho uma folha de Excel com estas colunas: [A: Data, B: Cliente, C: Valor sem IVA, D: Estado (Pago / Por pagar)].
Tarefa: dá-me a fórmula para [somar os valores por pagar de cada cliente / contar as faturas de cada mês].
Formato: a fórmula pronta a colar, a célula onde a ponho e uma explicação de uma frase. Usa ponto e vírgula como separador, porque o meu Excel está em português.
Responde em português de Portugal.

O que confirmar: teste a fórmula em três ou quatro linhas que consiga verificar de cabeça antes de confiar no total.

12. Analisar uma tabela de vendas ou despesas

Quando usar: tem a exportação do programa de faturação e quer perceber o que mudou.

Contexto: anexo a exportação de [vendas / despesas] de [período]. Os valores estão em euros, sem IVA.
Tarefa: diz-me os três factos mais relevantes (o que subiu, o que desceu, o que é invulgar) e mostra os números que os sustentam.
Formato: três pontos curtos, cada um com o número exato e a linha ou coluna de onde vem. Depois, uma tabela com o total por [mês / cliente / categoria].
Limites: não faças previsões. Se os dados tiverem falhas (linhas vazias, valores repetidos), assinala-as.
Responde em português de Portugal.

O que confirmar: recalcule pelo menos um total na sua própria folha. A IA erra contas com alguma frequência.

13. Limpar e organizar uma lista desarrumada

Quando usar: uma lista de contactos, produtos ou fornecedores com nomes escritos de várias formas, campos misturados e duplicados.

Tarefa: organiza a lista abaixo numa tabela com as colunas [Nome da empresa, Localidade, Telefone, Email].
Regras: põe os nomes com maiúscula inicial, junta duplicados evidentes e marca com "verificar" as linhas em que não tens certeza.
Formato: tabela que eu possa copiar para o Excel.
Limites: não inventes dados que faltam. Deixa a célula vazia.
Responde em português de Portugal.

Lista:
[colar a lista]

O que confirmar: as linhas marcadas com “verificar” e o número total de linhas antes e depois, para saber o que foi juntado.

Vendas e propostas

14. Escrever o rascunho de uma proposta comercial

Quando usar: tem as notas da visita ao cliente e uma proposta antiga que pode servir de base. Há um guia completo sobre IA em propostas e orçamentos.

Contexto: somos uma empresa de [setor]. Vou enviar uma proposta a [tipo de cliente] para [serviço ou produto].
Notas da visita: [colar notas].
Proposta antiga para usar como modelo de estrutura e tom: [colar ou anexar, sem dados do cliente antigo].
Preços e condições: [valores, prazos, condições de pagamento, validade].
Tarefa: escreve o rascunho da proposta com: o problema do cliente, a solução, o que está incluído e o que não está, preço e condições, próximos passos.
Formato: texto com subtítulos, no máximo duas páginas.
Limites: usa só os preços e condições acima. Onde faltar informação, escreve [completar].
Responde em português de Portugal.

O que confirmar: preços, IVA, prazos e o que está “não incluído”. É aí que nascem os desentendimentos com clientes.

15. Preparar uma reunião com um potencial cliente

Quando usar: antes de visitar uma empresa que ainda não conhece.

Contexto: vou reunir com [nome da empresa], de [setor], em [cidade]. Vendemos [o que vende].
Tarefa: com base no site [endereço], resume a empresa em 100 palavras e sugere cinco perguntas para perceber se precisam do que vendemos.
Limites: indica a fonte de cada facto. Se não encontrares informação, diz, não preenchas com suposições.
Responde em português de Portugal.

O que confirmar: os factos no site da empresa. A pesquisa na web traz às vezes informação antiga ou de outra empresa.

16. Responder a uma objeção de preço

Quando usar: o cliente diz que a concorrência é mais barata e precisa de responder sem baixar logo o preço.

Contexto: o cliente [tipo de cliente] diz que o nosso orçamento de [valor] € é caro face a [concorrente ou alternativa]. O que nos distingue: [garantia, prazo, assistência, qualidade, proximidade].
Tarefa: sugere três formas de responder, uma por email e duas para dizer ao telefone.
Formato: cada resposta com no máximo 80 palavras.
Tom: seguro, sem desvalorizar a concorrência.
Limites: não ofereças descontos.
Responde em português de Portugal.

O que confirmar: que as vantagens citadas são reais e que as consegue cumprir.

Equipa e RH

17. Escrever um anúncio de emprego

Quando usar: precisa de contratar e quer um anúncio claro, que atraia as pessoas certas.

Contexto: somos uma empresa de [setor] com [número] pessoas em [cidade]. Procuramos [função].
O que a pessoa vai fazer: [tarefas principais].
Requisitos: [obrigatórios] e [preferenciais].
Condições: [horário, tipo de contrato, salário ou intervalo salarial, benefícios].
Tarefa: escreve o anúncio de emprego.
Formato: título, três parágrafos curtos, lista de requisitos e como candidatar-se.
Tom: claro e honesto, sem exageros.
Limites: linguagem neutra quanto ao género e sem requisitos de idade, estado civil ou outros que possam ser discriminatórios.
Responde em português de Portugal.

O que confirmar: as condições (salário, horário, contrato) e que nenhum requisito exclui pessoas sem razão. A seleção de candidatos fica com pessoas, não com a IA.

18. Preparar uma conversa difícil com um colaborador

Quando usar: antes de uma conversa sobre atrasos, desempenho ou uma mudança que não vai ser bem recebida.

Contexto: sou [cargo]. Vou ter uma conversa com um colaborador sobre [tema, sem nome nem dados pessoais]. A situação: [descrição geral].
Tarefa: ajuda-me a preparar a conversa: como abrir, os pontos a dizer, as reações prováveis e como responder a cada uma, e como fechar com um acordo concreto.
Formato: guião em tópicos, para ler antes da conversa.
Tom: respeitoso e direto.
Responde em português de Portugal.

O que confirmar: que o guião soa a si. Se o tema tiver consequências laborais, fale antes com um advogado.

Gestão

19. Organizar a semana a partir de uma lista de tarefas

Quando usar: à segunda de manhã, com uma lista longa e pouco tempo.

Contexto: sou [cargo] numa PME de [setor]. Tenho esta semana [número] horas livres de reuniões.
Tarefas: [colar a lista, com prazos quando existirem].
Tarefa: organiza a lista por prioridade (urgente e importante, importante, pode esperar, delegar) e propõe em que dia fazer cada uma.
Formato: tabela com Tarefa, Prioridade, Dia e Tempo estimado.
Limites: se as tarefas não couberem nas horas disponíveis, diz o que fica de fora.
Responde em português de Portugal.

O que confirmar: as prioridades. A IA não sabe qual é o seu cliente mais importante.

20. Pensar numa decisão antes de a tomar

Quando usar: antes de contratar, mudar de fornecedor, abrir um novo serviço ou fazer um investimento.

Contexto: sou [cargo] numa empresa de [setor] com [número] pessoas e faturação anual de cerca de [valor] €. Estou a pensar em [decisão].
O que já sei: [custos, prazos, alternativas, riscos que já vi].
Tarefa: ajuda-me a pensar na decisão. Lista os prós, os contras, os riscos que posso não estar a ver e as perguntas a que devo responder antes de decidir.
Formato: quatro secções curtas. No fim, o que precisaria de saber para a decisão ficar clara.
Limites: não decidas por mim e não inventes números. Se faltarem dados, pergunta.
Responde em português de Portugal.

O que confirmar: os riscos levantados são pontos de partida, não conclusões. Discuta-os com o contabilista ou um sócio.

Como usar estes prompts com segurança?

Três regras valem para os 20 prompts.

Dados pessoais, só em versões empresariais. Nomes, contactos, NIF, salários ou avaliações de colaboradores nunca entram em contas gratuitas ou pessoais. Use a versão empresarial da ferramenta (por exemplo, ChatGPT Business ou Enterprise, Claude Team ou Enterprise, Gemini no Google Workspace, Microsoft 365 Copilot) e confirme na configuração que os dados não são usados para treinar modelos. Nos prompts acima, sempre que possível, substitua nomes por cargos ou por “o cliente”. O artigo sobre IA e RGPD numa PME explica as regras com detalhe.

Os números confirmam-se sempre. As ferramentas de IA escrevem com segurança, mesmo quando erram. Valores, datas, totais, artigos de lei e nomes de empresas confirmam-se no original antes de saírem da empresa.

Uma pessoa revê o que sai. Nenhum email, proposta ou anúncio sai sem que alguém o leia. Em decisões sobre pessoas (contratar, avaliar, despedir), quem decide é uma pessoa. O mesmo vale para respostas a clientes: o guia de IA no apoio ao cliente mostra como montar esse circuito de revisão.

Como guardar os prompts para não os escrever outra vez?

Copiar prompts de um documento funciona, mas as quatro ferramentas principais têm formas próprias de guardar instruções e reutilizá-las.

Ferramenta	Onde guardar	Como funciona
ChatGPT	Projetos (Projects)	Junta conversas, ficheiros e instruções num espaço de trabalho. As instruções do projeto aplicam-se a todas as conversas dentro dele.
Claude	Projetos (Projects)	Cada projeto tem as suas instruções e uma base de conhecimento com ficheiros. As instruções valem para todas as conversas do projeto.
Gemini	Gems	Um assistente personalizado com nome, instruções e ficheiros de referência. Cria-se na aplicação web do Gemini e aparece também no painel lateral das aplicações do Google Workspace.
Microsoft 365 Copilot	Galeria de prompts (Copilot Prompt Gallery)	Depois de usar um prompt, pode guardá-lo e encontrá-lo em “Os seus prompts”. Também pode partilhá-lo com uma equipa do Teams.

Uma nota sobre os GPTs personalizados do ChatGPT: a OpenAI anunciou em setembro de 2026 que os vai retirar e substituir por plugins, com fim previsto para 11 de dezembro de 2026. Se ainda não criou nenhum, use os Projetos.

O que mais rende é guardar a parte do prompt que nunca muda. Exemplo de instruções para um projeto ou Gem:

Trabalho na [nome da empresa], uma empresa de [setor] com [número] pessoas em [cidade].
Os nossos clientes são [tipo de clientes].
Escreve sempre em português de Portugal, com tratamento por você.
Tom: profissional, próximo e direto. Frases curtas. Sem exageros nem pontos de exclamação.
Nunca inventes preços, prazos ou factos sobre a empresa. Se faltar informação, pergunta.
Quando houver números, mostra de onde vêm.

Com isto guardado, basta escrever a tarefa e colar o texto. Mais ideias na área administrativa.

O que fazer esta semana

1. Escolha três prompts desta lista que correspondam a tarefas que faz todas as semanas. Para a maioria dos escritórios, os números 1, 6 e 11 são um bom começo.
2. Copie-os para um documento partilhado da empresa e troque os parênteses retos pelos dados fixos da empresa (setor, cidade, número de pessoas, tom).
3. Use cada um pelo menos duas vezes em trabalho real, com uma versão empresarial da ferramenta, e anote o que teve de corrigir na resposta.
4. Acrescente essas correções ao prompt. Um prompt melhora quase sempre à segunda ou terceira versão.
5. Na sexta, crie um projeto no ChatGPT ou no Claude, um Gem no Gemini, ou guarde os prompts na galeria do Copilot, com as instruções fixas da empresa, e mostre-o à equipa.

Funcionalidades verificadas em outubro de 2026.

Fontes

• OpenAI, Projects in ChatGPT
• OpenAI, Custom GPT retirement and migration FAQ
• OpenAI, ChatGPT release notes
• Anthropic, How can I create and manage projects?
• Google, Use Gems in Gemini Apps
• Google Workspace Updates, Gems are now available in the side panel of Google Workspace apps
• Microsoft, Save your favorite prompts to use again
• Microsoft, New Copilot Prompt Gallery helps you discover, save, and share your favorite prompts