Propostas e orçamentos com IA: do pedido do cliente ao PDF

A IA ajuda a fazer propostas e orçamentos mais depressa em quatro pontos: lê o pedido do cliente (um email, um caderno de encargos, uma especificação técnica em PDF) e transforma-o numa lista de artigos e quantidades; cruza essa lista com a sua tabela de preços em Excel; escreve o texto da proposta no tom da empresa; e prepara os emails de seguimento. O que não pode fazer é decidir preços nem confirmar quantidades sozinha. A tabela de preços da empresa é a única fonte de valores, e cada orçamento passa por uma pessoa antes de sair. O documento final continua a ser emitido no software de faturação (InvoiceXpress, Moloni, TOConline, Cegid Jasmin) ou num modelo de Word ou Google Docs.

Este guia é para quem responde a pedidos de orçamento todas as semanas: empresas de serviços, oficinas, serralharias, empresas de construção e remodelação, fabricantes por encomenda. Para outras ideias na mesma área, veja a página de IA nas vendas.

O problema: o orçamento que fica para amanhã

Numa PME, o orçamento costuma depender de uma ou duas pessoas: o dono, o diretor técnico, o comercial mais antigo. São as que conhecem os preços, as margens e as manhas de cada cliente. E são também as que têm menos tempo.

O trabalho repete-se: ler o pedido, contar quantidades, procurar preços, escrever o texto, passar tudo para o programa de faturação, exportar o PDF, enviar e, uma semana depois, lembrar-se de ligar ao cliente.

Juntos, estes passos fazem com que o orçamento fique “para amanhã”. E, quando há pressa, aparecem os erros: uma quantidade mal lida, um artigo esquecido, um preço do ano passado.

O que a IA faz aqui (e o que não faz)

Um assistente de IA (ChatGPT, Microsoft 365 Copilot, Gemini, Claude) é bom a ler texto desarrumado e a devolvê-lo arrumado. É isso que torna a primeira fase do orçamento muito mais leve.

Faz bem:

Extrair o pedido. Ler um email, uma mensagem ou um PDF de 40 páginas e devolver uma tabela: artigo, descrição, unidade, quantidade, página onde aparece.
Apontar o que falta. Listar as dúvidas a esclarecer com o cliente: medidas que não estão no pedido, acabamentos não especificados, prazos, condições de entrega.
Cruzar com a tabela de preços. Se lhe der a sua tabela em Excel, associa cada linha do pedido a um código da tabela e marca as que não encontra.
Escrever o texto. Carta de apresentação, descrição do âmbito, exclusões, condições, no tom das propostas que a empresa já enviou.
Preparar o seguimento. Rascunhos de emails de seguimento e resumos do estado de cada proposta.

Não deve fazer:

Inventar preços. Um assistente de IA, se não encontrar um valor, pode “sugerir” um com toda a confiança. Por isso a instrução tem de dizer, sem ambiguidade, que só usa os preços da tabela e que deixa em branco o que não encontrar.
Confirmar quantidades. A IA lê o que está escrito. Se o caderno de encargos tem um erro, ou se a medição está num desenho que ela não interpreta bem, a quantidade sai errada.
Decidir margens, descontos ou prazos. Isso é uma decisão comercial.
Enviar sozinha. Nenhuma proposta deve sair sem uma pessoa a rever.

A regra que funciona: a IA prepara, a tabela de preços manda, uma pessoa aprova.

Que ferramentas usar?

Não precisa de uma ferramenta nova para tudo. Na maioria dos casos, chega o assistente de IA que já tem (ou que faz sentido ter) mais o software de faturação que já usa. Comparámos os assistentes em detalhe em ChatGPT, Copilot, Gemini ou Claude na empresa.

Assistentes de IA para ler pedidos e escrever propostas

Ferramenta	Para quê neste fluxo	Preço por utilizador por mês, sem IVA
Microsoft 365 Copilot para Empresas	Escrever a proposta no Word a partir de um modelo e de ficheiros da empresa	18,20 € (pagamento anual), além da licença do Microsoft 365
Gemini no Google Docs	Escrever a proposta no Docs, com referência a ficheiros do Drive	Incluído a partir do plano Business Standard do Google Workspace (não no Business Starter)
ChatGPT Business	Ler pedidos e cadernos de encargos, cruzar com a tabela de preços	cerca de 17,61 € com pagamento anual, mínimo de 2 utilizadores
Claude Team	O mesmo, e ligação ao InvoiceXpress (ver abaixo)	cerca de 17,61 € com pagamento anual, de 2 a 150 utilizadores

Valores convertidos para euros ao câmbio de referência do Banco Central Europeu de 30 de setembro de 2026.

Alguns pormenores verificados nas páginas oficiais:

Copilot no Word. Segundo a Microsoft, consegue começar um rascunho a partir de um prompt (a instrução que escreve à IA), de notas ou de ficheiros de referência, partir de um modelo ou documento existente, acrescentar secções e tabelas e reescrever texto selecionado. Para apontar um ficheiro, escreve-se ”/” e escolhe-se o ficheiro.
Gemini no Docs. A Google indica que se pode escrever ”@” para escolher ficheiros do Drive como fonte, ou usar o botão de fontes. Útil para dizer: “escreve a proposta com base no documento Proposta modelo e na folha Tabela de preços 2026”.
ChatGPT Business e Claude Team aceitam ficheiros carregados (PDF, Excel, Word). Ambos têm a opção, por defeito nos planos para empresas, de não usar o conteúdo para treinar os modelos. Use sempre estas versões, nunca uma conta pessoal gratuita, quando houver dados de clientes.

Software de faturação: onde o orçamento ganha número

Em Portugal, o orçamento formal costuma ser emitido no programa de faturação certificado, porque depois converte-se em encomenda, guia ou fatura sem reescrever nada. Verificámos o que cada um diz fazer:

InvoiceXpress. Desde junho de 2026 tem um conector para o Claude (um MCP, ou seja, uma ligação que deixa o Claude usar o programa). Segundo a página oficial, permite emitir em linguagem corrente faturas, notas de crédito, guias de transporte e também orçamentos, além de criar e consultar clientes. Está incluído em todos os planos sem custo adicional e só funciona com o Claude.
TOConline. Tem orçamentos e faturas pró-forma. O orçamento pode ficar “em preparação” (rascunho, sem número), ser finalizado ou adjudicado, e depois convertido em guia de remessa, guia de transporte ou fatura. Tem também um relatório de orçamentos pendentes. Não encontrámos funcionalidades de IA na criação de orçamentos.
Cegid Jasmin. Lista orçamentos e conversão de documentos (do orçamento para a encomenda e a fatura). Nos planos mais altos inclui “Insights de negócio (AI)”, virados para a análise do negócio, não para escrever orçamentos.
Moloni. Emite orçamentos (o centro de ajuda explica, por exemplo, como os imprimir com imagens dos artigos). Não encontrámos, nas páginas oficiais, funcionalidades de IA.

Em resumo: hoje, o único destes programas em que verificámos que a IA cria o orçamento diretamente é o InvoiceXpress, através do Claude. Nos outros, a IA prepara as linhas e o texto, e uma pessoa passa-as para o programa.

CRM: para não perder o seguimento

Um CRM (o programa onde se regista cada cliente, cada proposta e em que fase está) ajuda a saber que propostas estão à espera de resposta.

HubSpot. O CRM gratuito inclui o Breeze Assistant, que, segundo a HubSpot, está incluído em todas as subscrições sem custo adicional e serve para rascunhar emails, propostas e relatórios e responder a perguntas sobre os dados do CRM. A ferramenta de orçamentos (quotes) da HubSpot, essa, exige uma subscrição paga Professional ou Enterprise.
Pipedrive. As ferramentas de email com IA (escrever, resumir e responder) estão no plano Premium, a 59 € por utilizador por mês com pagamento anual, sem IVA. O plano Lite, a 14 €, tem relatórios com IA e resumos de reuniões, mas não a escrita de emails.

Para uma ou duas pessoas, uma folha de Excel (cliente, data de envio, valor, próximo contacto, estado) também serve.

Passo a passo: três fluxos de trabalho

Antes de começar: prepare a tabela de preços

Tudo depende disto. Sem uma tabela de preços arrumada, a IA não tem onde ir buscar valores, e é aí que começa a inventar.

Crie (ou limpe) um ficheiro Excel com uma linha por artigo e estas colunas: código, descrição, unidade (un, m, m², m³, h, kg), preço unitário sem IVA, data da última atualização.
Junte uma segunda folha com as regras: margem mínima, deslocações, taxa horária, prazos de validade das propostas.
Guarde-o num sítio partilhado (OneDrive, SharePoint ou Google Drive) e defina quem o pode alterar. Uma pessoa, de preferência.
Junte numa pasta três a cinco propostas antigas que considere bem escritas. São elas que ensinam o tom à IA.

Fluxo 1: empresa de serviços, do email ao orçamento

Exemplo: uma empresa de manutenção de equipamentos de climatização, com 12 pessoas, recebe por email pedidos de contratos de manutenção e reparações.

Copie o email do cliente (sem assinaturas, telefones e nomes desnecessários) para o assistente de IA da empresa, numa conversa ou projeto onde já carregou a tabela de preços.
Peça a extração com um prompt como o que está mais abaixo. O resultado deve ser uma tabela com o que o cliente pediu, a correspondência na tabela de preços e uma lista de perguntas.
Responda às perguntas. Se faltar informação (número de equipamentos, marca, morada), escreva ao cliente antes de avançar. A IA pode rascunhar esse email.
Confirme as linhas e as quantidades. É aqui que uma pessoa olha para cada linha e decide. Ajuste horas, descontos e deslocação.
Peça o texto da proposta. “Com base nas linhas aprovadas e nas propostas modelo, escreva a carta de apresentação, o âmbito, as exclusões e as condições. Tom cordial e direto, tratamento por você.”
Emita o documento. Passe as linhas para o orçamento no programa de faturação, ou, se usar o InvoiceXpress com o Claude, peça-lhe para criar o orçamento como rascunho e reveja-o antes de o finalizar. O texto da proposta vai num modelo de Word ou Docs, ou nas observações do orçamento.
Registe no CRM (ou na folha de controlo): cliente, valor, data de envio e data do próximo contacto.

Fluxo 2: indústria e construção, a partir de um caderno de encargos

Exemplo: uma serralharia com 20 pessoas recebe de um empreiteiro um caderno de encargos (o documento que descreve o trabalho, os materiais e as condições de uma obra) com 60 páginas e um mapa de quantidades em PDF, para responder em dez dias.

Verifique a confidencialidade antes de carregar. Leia o convite ou o acordo de confidencialidade: há clientes que proíbem partilhar desenhos e peças técnicas com terceiros. Se for o caso, não carregue os desenhos e trabalhe só com o texto e o mapa de quantidades, ou peça autorização.
Carregue o caderno de encargos e o mapa de quantidades num assistente com conta empresarial, num projeto próprio para esta obra.
Peça uma lista estruturada: artigo do mapa, descrição, unidade, quantidade, página de origem, materiais e normas exigidas. Peça que separe o que é da sua especialidade (serralharia) do que não é.
Peça as cláusulas que mexem com o preço: prazos, penalizações, garantias, condições de pagamento, ensaios, transporte e montagem, e a quem cabe cada coisa.
Confira as quantidades por amostragem, no mínimo. Escolha os dez artigos de maior valor e confirme-os contra o PDF original e os desenhos. Se a página de origem não bater certo, reveja tudo.
Cruze com a tabela de preços. Os artigos que não estão na tabela (perfis especiais, acabamentos fora do normal) ficam marcados “sem preço” e vão para o diretor técnico ou para pedido de preço a fornecedores.
Monte o orçamento em Excel com fórmulas suas (quantidade × preço unitário), não com totais calculados pela IA. Assim cada número é verificável.
Escreva a memória descritiva e as condições com a IA, a partir da lista aprovada e de propostas antigas. Reveja os termos técnicos: a IA pode trocar uma designação de material por outra parecida.
Valide e envie. O diretor técnico assina a parte técnica, a gerência a parte comercial.

Há mais ideias para estes setores nas páginas da indústria e da construção.

Fluxo 3: seguimento das propostas enviadas

Uma vez por semana, exporte do CRM ou da folha de controlo as propostas enviadas há mais de sete dias sem resposta.
Peça ao assistente um rascunho por cliente, curto, que relembre a proposta, responda a uma dúvida provável e proponha um passo concreto (uma reunião, uma visita, uma data para decidir).
Personalize e envie a partir do seu email, não de forma automática. Um seguimento genérico é pior do que nenhum.
Atualize o estado: ganha, perdida (com o motivo), adiada.

Se quiser automatizar o lembrete (por exemplo, um email interno quando uma proposta faz sete dias), uma ferramenta como o Make ou o n8n faz isso; veja o nosso guia sobre n8n, Make e Zapier.

Um prompt para copiar

Este é um ponto de partida para o fluxo 1 ou 2. Use-o numa conta empresarial, com a tabela de preços carregada.

Está a ajudar a preparar um orçamento para a nossa empresa.

Em anexo estão:
1. O pedido do cliente (email ou caderno de encargos).
2. A nossa tabela de preços em Excel (folha "Artigos").

Faça o seguinte:
A. Liste tudo o que o cliente pede numa tabela com as colunas:
   n.º, descrição do pedido, unidade, quantidade, página ou frase de origem.
B. Para cada linha, procure o artigo correspondente na tabela de preços
   e indique o código e o preço unitário sem IVA exatamente como estão
   na tabela.
C. Regras obrigatórias:
   * Use APENAS preços da tabela. Nunca estime, arredonde nem invente.
   * Se não encontrar correspondência clara, escreva "SEM PREÇO"
     e explique porquê.
   * Se a quantidade não estiver explícita no pedido, escreva
     "QUANTIDADE A CONFIRMAR". Não a calcule por conta própria.
   * Não calcule totais.
D. No fim, liste as dúvidas a esclarecer com o cliente antes de
   orçamentar (medidas, materiais, prazos, condições).

Escreva em português de Portugal.

A instrução “não calcule totais” é deliberada: os totais calculam-se em Excel ou no programa de faturação, onde pode ver a fórmula.

Custos e riscos

Quanto custa

Exemplo, para uma empresa de 15 pessoas em que três pessoas fazem orçamentos e que já tem Microsoft 365:

Item	Custo mensal sem IVA
Microsoft 365 Copilot para Empresas, 3 utilizadores (pagamento anual)	54,60 €
Software de faturação	o que já paga
CRM gratuito da HubSpot (com Breeze Assistant)	0 €
Total adicional	cerca de 55 € por mês

Alternativa: em vez do Copilot, três licenças de ChatGPT Business ou de Claude Team com pagamento anual, cerca de 53 € por mês sem IVA. Se usa InvoiceXpress e quer emitir orçamentos a partir do Claude, o Claude Team é a escolha óbvia, porque o conector não tem custo adicional.

O custo maior não é a licença: é o tempo de arrumar a tabela de preços e de afinar o prompt nas primeiras semanas. Sem tabela arrumada, não vale a pena começar.

Riscos e como os evitar

Quantidades erradas. A IA pode ler mal uma tabela num PDF digitalizado, juntar duas linhas ou ignorar uma nota de rodapé que muda a quantidade. Defesa: pedir sempre a página de origem de cada linha e conferir, pelo menos, os artigos de maior valor.
Preços inventados. Se a tabela não tiver o artigo, a IA pode preencher o vazio. Defesa: a regra “SEM PREÇO” no prompt, os totais feitos em Excel e uma revisão linha a linha antes de enviar.
Preços desatualizados. A IA usa a tabela que lhe deu. Se carregou a de janeiro, os preços são os de janeiro. Defesa: data de atualização na tabela e um único ficheiro oficial.
Confidencialidade dos desenhos e cadernos de encargos. Desenhos técnicos, plantas e especificações de clientes podem estar protegidos por acordos de confidencialidade. Defesa: ler as condições do concurso ou do pedido, usar apenas contas empresariais com a opção de não treinar modelos com os seus dados, e, na dúvida, não carregar os desenhos.
Dados pessoais. Pedidos de particulares (remodelações, por exemplo) trazem nome, morada, telefone e NIF. Não precisa deles para extrair artigos: retire-os antes de colar o texto. O tema está desenvolvido em IA e RGPD numa PME. Este guia não é aconselhamento jurídico.
Texto que promete o que a empresa não faz. Um texto bem escrito pela IA pode incluir garantias, prazos ou serviços que não estão no âmbito. Defesa: revisão do texto pela mesma pessoa que aprova os valores.
Envio sem validação. Nenhum orçamento sai sem uma pessoa o ler do princípio ao fim. Se usar o InvoiceXpress com o Claude, crie sempre o orçamento como rascunho e finalize-o à mão.

O que fazer esta semana

Em menos de uma hora:

Abra a sua tabela de preços e verifique se tem as cinco colunas certas (código, descrição, unidade, preço sem IVA, data de atualização). Se não tiver, corrija-a para os 30 artigos que mais vende.
Escolha um pedido de orçamento que já respondeu no mês passado. Retire os dados pessoais, carregue-o com a tabela num assistente de IA com conta empresarial e use o prompt acima.
Compare o resultado com o orçamento que enviou de facto: que artigos falhou, que quantidades leu mal, que dúvidas levantou que você não tinha levantado. É essa comparação que diz se vale a pena usar com pedidos novos.

Se quiser outras tarefas de vendas e administração que se automatizam da mesma forma, veja a lista de 50 tarefas que uma PME pode automatizar com IA e o guia sobre IA para documentos, faturas e contratos.

Preços e funcionalidades verificados em setembro de 2026.

Fontes

Redação Superinteligência Artificial

Escrevemos para quem gere empresas em Portugal. Cada preço tem fonte e data; quando algo muda, atualizamos o artigo.

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